أمين تنفيذي للرئيس التنفيذي ومجلس الإدارة

تسعى مجموعتنا لتكون شركة عالمية من الطراز الأول، ذات أساسيات تجارية راسخة. نحقق ذلك من خلال توظيف وتطوير أكثر الأشخاص كفاءة وديناميكية وتنفيذ أنظمة معلومات متقدمة. نحن حالياً نبحث عن أمين تنفيذي منظم للغاية، نشط، ومحترف بشكل استثنائي لتقديم الدعم الشامل للرئيس التنفيذي (CEO) ومجلس الإدارة. يتطلب هذا الدور المحوري شخصًا يتمتع بمهارات إدارية متميزة، والقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى درجات السرية، والقدرة على الازدهار في بيئة تنفيذية سريعة الوتيرة. سيكون المرشح الناجح عنصرًا أساسيًا في ضمان التشغيل السلس والفعال لمكتب الرئيس التنفيذي.
المسؤوليات
* تقديم دعم إداري وسكرتاري سري وعالي المستوى للرئيس التنفيذي ومجلس الإدارة.
* إدارة وصيانة جدول أعمال الرئيس التنفيذي المعقد، وتنسيق الاجتماعات، وضمان الاستخدام الأمثل لوقته.
* تنظيم جميع جوانب اجتماعات المجلس واللجان، بما في ذلك إعداد وتوزيع الأجندات، وتجميع حزم المجلس، وتسجيل وتوزيع المحاضر بدقة.
* العمل كنقطة الاتصال الرئيسية وحارس البوابة، واستقبال المكالمات، والبريد الإلكتروني، والاستفسارات نيابة عن الرئيس التنفيذي، والرد أو إعادة التوجيه حسب الاقتضاء.
* إعداد وتحرير وتنسيق مجموعة واسعة من الوثائق، بما في ذلك المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية، والمواد السرية.
* تنسيق ترتيبات السفر المعقدة محليًا ودوليًا، بما في ذلك الرحلات، والإقامة، والتأشيرات، والمخططات التفصيلية.
* التواصل بشكل احترافي مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، بما في ذلك الإدارة العليا والعملاء والشركاء.
* الحفاظ على نظام ملفات فعال ومنظم للوثائق الإلكترونية والورقية، مما يضمن سهولة استرجاع المعلومات.
* التعامل مع المعلومات السرية بنزاهة وسرية.
* القيام بمشاريع بحثية وعرضية حسب الحاجة من قبل الرئيس التنفيذي أو المجلس.
المؤهلات
* خبرة مثبتة كأمين تنفيذي، مساعد تنفيذي، أو دور مشابه يدعم التنفيذيين من المستوى C و/أو مجلس الإدارة.
* مهارات تنظيم وإدارة وقت استثنائية مع القدرة المثبتة على تحديد أولويات عبء العمل الثقيل والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة.
* مستوى لا تشوبه شائبة من السرية وفهم عميق لأهمية السرية.
* مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية ضرورية.
* إتقان متقدم في مجموعة Microsoft Office (Outlook، Word، Excel، PowerPoint).
* مهارات تواصل قوية مع القدرة على بناء علاقات مهنية مع أصحاب المصلحة على جميع المستويات.
* نهج استباقي وموارد لحل المشكلات.
* درجة في إدارة الأعمال، أو دراسات السكرتارية، أو مجال ذي صلة مرغوبة بشدة.
* ستكون الخبرة السابقة في العمل ضمن بيئة الشركات في المملكة العربية السعودية أو منطقة الخليج العربي ميزة كبيرة.