ملخص الوظيفة

منسق الفعاليات مسؤول عن التخطيط والتنظيم وتنفيذ الفعاليات مع ضمان تلبية جميع متطلبات وتوقعات العملاء. تعتبر هذه الوظيفة نقطة الاتصال الرئيسية للعملاء طوال دورة حياة الحدث، من الاستفسار الأولي إلى الانتهاء الناجح.

سيدير منسق الفعاليات استفسارات العملاء، ويعد ترتيبات الفعاليات، وينسق مع الأقسام الداخلية، ويشرف على تنفيذ الفعاليات لضمان سير العمليات بسلاسة. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية قوية، واهتمامًا بالتفاصيل، والقدرة على الحفاظ على معايير عالية من الجودة، والالتزام بالمواعيد، ورضا العملاء.

المسؤوليات الرئيسية

• الرد على استفسارات العملاء وتقديم معلومات دقيقة حول حزم الفعاليات والخدمات والتوافر.
• تنسيق وإدارة حجوزات الفعاليات من التأكيد حتى الانتهاء.
• فهم متطلبات العميل وضمان التواصل والتنفيذ الصحيح لجميع تفاصيل الفعالية.
• التنسيق مع الفرق الداخلية لإعداد التوظيف والعمليات وخدمات الطعام والشراب والترفيه وغيرها من المتطلبات المتعلقة بالفعالية.
• مراقبة تحضيرات وتنفيذ الفعالية لضمان تقديم الخدمات وفقًا للمعايير والجداول الزمنية المتفق عليها.
• تقديم الخدمة كنقطة الاتصال الرئيسية للعملاء قبل وأثناء وبعد الفعاليات.
• حل مخاوف العملاء والقضايا التشغيلية بسرعة وباحترافية.
• الحفاظ على سجلات دقيقة للفعاليات والجداول والتقارير.
• ضمان مستوى عالٍ من رضا العملاء من خلال تقديم خدمة استثنائية وتجارب لا تُنسى.
• المساعدة في تطوير الأنشطة الترويجية وحزم الفعاليات لدعم نمو الأعمال.