مسؤول وثائق

نحن نبحث حاليًا عن مسؤول وثائق للانضمام إلى فريقنا في المملكة العربية السعودية.
كمسؤول وثائق، ستلعب دورًا حيويًا في الحفاظ على تنظيم الوثائق الخاصة بالشركة بما يتماشى مع المعايير واللوائح الصناعية.
في هذا الدور، ستكون مسؤولاً عن عمليات وإجراءات التحكم في الوثائق، مما يضمن أن جميع الوثائق محفوظة ومحدثة وسهلة الوصول.
ستعمل عن كثب مع مختلف الأقسام لتنسيق تدفق الوثائق وضمان التسليم في الوقت المناسب.
الاهتمام القوي بالتفاصيل، ومهارات التنظيم، والقدرة على تحديد أولويات المهام ضرورية لهذا الدور.
تلتزم إيرام تالنت بتقديم حلول توظيف متميزة وتوفر بيئة عمل ديناميكية وتعاونية.
كن جزءًا من نجاحنا في ربط المحترفين ذوي الإمكانيات العالية مع الشركات الرائدة في المملكة العربية السعودية وفي مختلف الصناعات.
إذا تم اختيارك، سيكون موقع العمل في المملكة العربية السعودية.
يدير مسؤولو الوثائق ويشرفون على الوثائق لمجموعة من المشاريع.
تأكد من إنشاء الوثائق المناسبة وتوقيعها، وأن جميع البيانات دقيقة وأن الوثائق محفوظة ومحمية.
قم بأداء واجبات تخزين الوثائق التي تتضمن مسح الوثائق، ونسخ الوثائق، وحفظ الوثائق بشكل مادي أو إلكتروني، وتنظيم الوثائق وضمان حفظها.
تعامل مع استرجاع الوثائق كما هو موجه وكن قادرًا على استرجاع الوثائق والبيانات بسرعة وكفاءة عند الحاجة.
تحرير أو مراجعة الوثائق مثل التحقق من التوقيعات والتواريخ أو حتى صياغة وتحرير الجمل.
تنفيذ وصيانة نظام حفظ منسق ومتسق؛ تأكد من أن جميع الحفظ محدث وفقًا لإجراءات الجودة والسلامة إذا كانت متاحة.
استخدام نظام إدارة الوثائق ACONEX.
تسجيل جميع المراسلات الواردة والصادرة، ومحاضر الاجتماعات، والرسومات، والمستندات الفنية.
الحفاظ على سجل لجميع الرسائل الواردة والصادرة، وختمها، وتسجيل الرسائل قبل توزيعها على مدير المشروع كما هو محدد في اتصالات المشروع والتحكم في الوثائق.
مسؤول عن استلام وتسجيل وتوزيع جميع الوثائق الفنية والمساعدة في تنسيق ومراقبة الأنشطة الإدارية لتسهيل وتسريع سير العمل.
الحفاظ على جميع الملفات ضمن قسم الحفظ وتنسيقها مع الاستشاريين والمقاولين الآخرين لتسهيل تدفق الوثائق وضمان إغلاق حالة الوثائق.
التنسيق مع مديري المشاريع المعنيين، والسكرتارية، والموظفين الآخرين لضمان صحة السجلات.
الإغلاق الناجح وتسليم الوثائق كما هو مطلوب من قبل المدير المباشر.
النسخ الاحتياطي الدوري المنتظم (نسخة إلكترونية) لوثائق المشروع.
الحفاظ على جميع سجلات التتبع والتأكد من وضع علامة عليها عند أخذ ملف من الوثيقة.
المعرفة والمهارات والخبرة يجب أن تكون قادرًا على التواصل بثقة باللغتين الإنجليزية المكتوبة والم spoken.
سجل حافل مثبت في تقديم مشاريع متعددة الوظائف كبيرة.
معرفة متعمقة بأنظمة وإجراءات التحكم في الوثائق.
العمل كمدير لنظام التحكم في الوثائق مثل Aconex.
القدرة على التفكير عبر الوظائف لمساعدة أعضاء فريق الضيافة.
شخصية إيجابية ومرنة مع القدرة على العمل في بيئة ديناميكية.
إتقان احترافي في اللغة الإنجليزية (كتابة وتحدثًا).
المؤهلات دبلوم التعليم العالي أو ما يعادله في مجال ذي صلة.
دبلوم الكلية أو درجة الجامعة ميزة، ولكنها ليست مطلوبة إذا كانت الخبرة المهنية في المجال كافية.
+3 سنوات من الخبرة المهنية في دور مماثل في التحكم في الوثائق أمر ضروري.
الخبرة السابقة في مجال العمارة أو خدمات الهندسة كمسؤول وثائق ميزة.
معرفة عميقة في Aconex