Administrative Assistant

Job Title: Administrative Assistant

المسمى الوظيفي: مساعد إداري

Location: Jeddah, Saudi Arabia

الموقع: جدة، المملكة العربية السعودية

Department: Administration / Office Management

القسم: الإدارة / إدارة المكتب

Reports To: Office Manager / General Manager

التبعية: مدير المكتب / المدير العام

Nationality Requirement: Saudi National (Male/Female)

متطلب الجنسية: سعودي الجنسية (ذكر / أنثى)

Job Summary

ملخص الوظيفة

We are a manufacturing company specializing in wooden doors, kitchen cabinets, and bricks, seeking a reliable and detail-oriented Administrative Assistant to support our daily office operations.

نحن شركة تصنيع متخصصة في الأبواب الخشبية، خزائن المطابخ والطوب، نبحث عن مساعد إداري موثوق ومنظم لدعم العمليات الإدارية اليومية في المكتب.

The ideal candidate will be a Saudi national with good English communication skills and a proactive approach to administrative work.

يجب أن يكون المتقدم سعودي الجنسية، ويجيد اللغة الإنجليزية بشكل جيد، ولديه أسلوب عملي ومبادر في أداء المهام الإدارية.

Key Responsibilities

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• Perform general administrative and clerical duties (filing, typing, copying, scanning, etc.)
• القيام بالأعمال الإدارية والكتابية العامة (مثل الأرشفة، الطباعة، النسخ، المسح الضوئي، إلخ)
• Answer phone calls and handle email correspondence in a professional manner
• الرد على المكالمات الهاتفية ومعالجة المراسلات البريدية بشكل احترافي
• Coordinate schedules, meetings, and travel arrangements when needed
• تنسيق الجداول الزمنية والاجتماعات وترتيبات السفر عند الحاجة
• Assist with document preparation, including purchase orders, invoices, and delivery notes
• المساعدة في إعداد الوثائق مثل أوامر الشراء، والفواتير، وسندات التسليم
• Maintain office supplies and coordinate with suppliers for replenishment
• متابعة مخزون مستلزمات المكتب والتنسيق مع الموردين لتجديدها
• Organize and maintain filing systems for production, HR, and logistics documents
• تنظيم وحفظ ملفات الإنتاج والموارد البشرية واللوجستيات
• Assist HR with employee records and basic onboarding procedures
• دعم قسم الموارد البشرية في سجلات الموظفين وإجراءات التوظيف الأولية
• Provide administrative support to factory and sales departments when necessary
• تقديم الدعم الإداري لأقسام المصنع والمبيعات عند الحاجة