منسق إداري وتنفيذي

نبحث عن منسق إداري وتنفيذي منظم للغاية واستباقي لتقديم دعم إداري وتشغيلي شامل للمدير التنفيذي للعمليات.
تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنسيق قوية، وإدارة وقت ممتازة، والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية بمهنية.
تعتبر الخبرة أو المعرفة بشركات الهندسة أو البناء - وخاصة الهندسة المدنية - ميزة إضافية.
يجب أن يظهر المرشح المثالي مهارات تواصل قوية، واهتمام بالتفاصيل، والقدرة على إدارة مهام متعددة بفعالية أثناء دعم العمليات على المستوى التنفيذي.
خطة المعاشات، إجازات مدفوعة، تدريب وتطوير، دعم تنفيذي.
تقديم المساعدة الإدارية الكاملة للمدير التنفيذي للعمليات عبر المهام والعمليات اليومية.
إدارة الجداول الزمنية، جدولة الاجتماعات، تنظيم المواعيد، وإعداد الأجندات.
إعداد التقارير، ملاحظات الاجتماعات، المذكرات، والعروض التقديمية حسب الحاجة.
التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، والبريد الإلكتروني، والمراسلات نيابة عن المدير التنفيذي للعمليات.
المساعدة في التخطيط وتنظيم الاجتماعات التجارية، والفعاليات، والزيارات الميدانية.
التنسيق الإداري: الحفاظ على أنظمة ملفات منظمة للمستندات، والمشاريع، والسجلات الرسمية.
تتبع ومتابعة المهام التشغيلية، وضمان الانتهاء منها في الوقت المحدد وتقديم تحديثات التقدم.
التنسيق بين الأقسام والفرق لدعم سلاسة سير العمل وتدفق المعلومات.
إعداد وصيانة السجلات الإدارية، ومتتبعات المهام، وتحديثات التقدم للإدارة.
استقبال الزوار، تنظيم ترتيبات الاجتماعات، وإدارة الضيافة المكتبية عند الحاجة.
الدعم التشغيلي: مراقبة المهام المتعلقة بالمشاريع والمساعدة في الوثائق، خاصة في الأنشطة المتعلقة بالهندسة (عند الاقتضاء).
دعم التواصل الداخلي ونقل التحديثات بين الفرق والمدير التنفيذي للعمليات.
ضمان اتباع جميع الإجراءات والبروتوكولات الإدارية بشكل متسق.
تحديد فجوات سير العمل واقتراح تحسينات لتعزيز الكفاءة والتنظيم.
السرية والسلوك المهني: إدارة المعلومات الحساسة والسرية بحذر ومهنية.
الحفاظ على مستوى عالٍ من النزاهة وتمثيل المكتب التنفيذي بمهنية في جميع التفاعلات.
المهارات المطلوبة - المهارات التقنية: فهم أساسي للعمل الإداري داخل شركات الهندسة أو البناء (يفضل).
المعرفة أو الدراسة السابقة في الهندسة المدنية تعتبر ميزة قوية.
إتقان قوي في مجموعة Microsoft Office (وورد، إكسل، باوربوينت).
القدرة على إعداد تقارير بسيطة، وملخصات، ووثائق منظمة.
قدرة جيدة على إدارة البريد الإلكتروني، والجداول الزمنية، والأنظمة الإدارية.
- المهارات الشخصية: تنظيم ممتاز واهتمام عالٍ بالتفاصيل.
مهارات تواصل قوية باللغة العربية؛ يفضل إتقان اللغة الإنجليزية.
القدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد وتحديد الأولويات بفعالية.
مهارات إدارة الوقت قوية والقدرة على العمل بشكل مستقل وتحت الضغط.
مهني، قابل للتكيف، سريع التعلم، وقادر على التعامل مع بيئات العمل الديناميكية.
موقف إيجابي، سرية، ومهارات بين شخصية قوية.