الوصف الوظيفي
حول وظيفة مسؤول الوثائق (SURF، GEP، ORF)
مسؤول الوثائق (SURF، GEP و ORF)
(مقاول طرف ثالث)
جاكرتا، إندونيسيا
الغرض من الدور:
دعم الاحتياجات الإدارية الشاملة لفريق SURF وGEP وORF. إدارة الوثائق ونظام التحكم في الوثائق لفريق SURF وGEP وORF، بما في ذلك تحميل/تنزيل، فصل، تتبع، وتحديث الوثائق وفقًا للإجراءات أو المعايير المعمول بها.
تشمل المسؤوليات ولكن لا تقتصر على ما يلي:
- ضمان إدارة الوثائق وفقًا للإجراءات أو المعايير المعمول بها (ترقيم الوثائق، التنسيقات، الإصدار، المراجعة، الإرسال، التسجيل والأرشفة)
- ضمان أن أي إنشاء أو تغييرات في الوثيقة تُطلب من خلال نموذج طلب معتمد بمعلومات واضحة، وكذلك بالنسبة للوثائق القديمة التي يتم أرشفتها في مجلد محدد
- إنشاء نموذج الوثيقة، إدارة جميع وثائق سير العمل والتوقيت في النظام
- إدخال البيانات والحفاظ على الوثائق لتبقى محدثة في قائمة البيانات الرئيسية
- ضمان الموافقة على الوثيقة، نشرها، وأي تعليق من المراجع/الموافق يتم تسليمه إلى منشئ الوثيقة
- إدارة مكتبة/تخزين القسم (ملف ورقي/رقمي) لضمان دقة جميع الملفات الإلكترونية والورقية وسهولة استرجاعها
- دعم والتحكم في الوثائق الداخلية والخارجية (رسائل، إجراءات، إلخ) والمراسلات لضمان سلاسة ووضوح المعلومات للأطراف المعنية، بما في ذلك المعلومات السرية
- التعامل بشكل مستقل مع المراسلات الداخلية والخارجية والالتزام بسياسات وإجراءات الاحتفاظ بالسجلات
- دعم وتنظيم الفعاليات الداخلية والخارجية مثل الاجتماعات، ورش العمل، جلسات التواصل، إلخ لضمان التحضير وسلاسة هذه الفعاليات
- إدارة تحديث صفحة القسم وجعلها متاحة
- تحديد أنواع مختلفة من الوثائق مثل المواصفات، الرسومات الهندسية، الإجراءات، الحسابات والتقارير
- تطبيق الإجراءات للتوزيع، الأرشفة، جمع التعليقات، وتنسيق تدفق المعلومات لوثائق المشروع والهندسة للمشروع المعين
- تسريع الأنشطة المتعلقة بالوثائق من قبل المقاولين وفريق SURF وGEP وORF الداخلي
- استلام، التحقق، تسجيل وتوزيع جميع الرسومات والوثائق الخاصة بالمشروع بكفاءة
- ضمان الإصدار والتوزيع في الوقت المناسب لجميع الرسومات/الوثائق مع التعديلات الصحيحة لجميع الأطراف كما هو مفصل في مصفوفة التوزيع الواردة في إجراءات المشروع
- تنسيق الأنشطة المتعلقة بأوامر تغيير المنتج والتي تشمل معالجة التغييرات النصية
- تحويل سجلات الجودة الورقية إلى ملفات إلكترونية خاضعة للرقابة من خلال عملية تصوير محددة تشمل التحضير، المعالجة والتحقق من تلك السجلات
- المشاركة التعاونية في تنفيذ عملية التدقيق الداخلية والخارجية
- إبلاغ القسم المعني أو نشر الوثيقة المعتمدة الأخيرة
- ضمان إكمال عملية توجيه الفواتير الخارجية والتنسيق مع المالية لضمان الدفع في الوقت المناسب
- يجب الالتزام بجميع سياسات ومعايير وإجراءات HSSE الخاصة بالشركة
المؤهلات تشمل ولكن لا تقتصر على ما يلي:
التعليم:
- درجة دبلوم (D3) كحد أدنى من أي تخصص
الخبرة:
- حد أدنى 3 سنوات من الخبرة العملية كمسؤول وثائق
- خبرة في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) مثل Team Binder، Documentum، Coreworx أو ما يعادلها
المهارات:
- المعرفة
- معرفة بعمليات التحكم في الوثائق، بما في ذلك الترقيم، التحكم في المراجعة، سير العمل، التوزيع، والأرشفة
- إلمام بنظام EDMS وأنظمة إدارة وثائق المشاريع
- فهم لمبادئ وثائق الهندسة/المشاريع وإدارة السجلات، بما في ذلك إمكانية التتبع، الاحتفاظ، والامتثال
2. المهارات الشخصية والفنية
- المهارات السكرتارية والإدارية ستكون ميزة
- مهارات التواصل الفعالة باللغة الإنجليزية (شفهيًا وكتابيًا)
- إجادة استخدام MS Word وMS Excel وMS Outlook
إذا كنت مهتمًا بالتقدم لهذه الوظيفة، انقر على 'تقدم للوظيفة' في هذه الصفحة.
إخلاء المسؤولية:
يرجى العلم أن شركة مبادلة للطاقة لن تطلب أبدًا دفع أي رسوم خلال عملية التوظيف. يمكن العثور على فرص العمل المشروعة على موقعنا الرسمي أو من خلال بوابة الوظائف الخاصة بنا على https://www.careers-page.com/mubadalaenergy
ستكون جميع الاتصالات الرسمية من عنوان بريد إلكتروني @mubadalaenergy.com، لذا يرجى التحقق من هوية أي مجندين قد تصادفهم.
شركة مبادلة للطاقة غير مسؤولة عن أي خسائر تتكبدها بسبب عمليات الاحتيال في التوظيف. كن يقظًا واحمِ نفسك من المحتالين في الوظائف.
من خلال التقدم لهذه الوظيفة في شركة مبادلة للطاقة، فإنك توافق صراحةً على جمع واستخدام ومشاركة معلوماتك الشخصية لأغراض التوظيف والتوظيف وفقًا لسياسة الخصوصية الخاصة بمبادلة للطاقة وقانون حماية البيانات الشخصية المحدد في البلد.
لقد تمت ترجمة هذا الإعلان الوظيفي بواسطة الذكاء الاصطناعي وقد يحتوي على بعض الاختلافات أو الأخطاء البسيطة.
