الغرض من الدور:

تقديم دعم إداري شامل والتحكم في المستندات لفريق SURF من خلال إدارة وثائق المشروع والحفاظ على نظام التحكم في المستندات وفقًا للإجراءات والمعايير المعمول بها.

تكون هذه الوظيفة مسؤولة عن تحميل وتنزيل وتنظيم وفصل وتتبع وتحديث المستندات المتعلقة بـ SURF لضمان إدارة دقيقة للمستندات، والتحكم المناسب في الإصدارات، والوصول في الوقت المناسب، والامتثال لمتطلبات وثائق المشروع.

تشمل المسؤوليات ولكن لا تقتصر على ما يلي:

• ضمان إدارة المستندات وفقًا للإجراءات أو المعايير المعمول بها (ترقيم المستندات، التنسيقات، الإصدار، المراجعة، الإرسال، التسجيل والأرشفة)
• ضمان أن أي إنشاء أو تغييرات على المستندات تطلب من خلال نموذج طلب معتمد بمعلومات واضحة، وكذلك بالنسبة للمستندات القديمة التي يتم أرشفتها في مجلد محدد
• إنشاء نموذج المستند، وإدارة جميع مستندات سير العمل والتوقيت في النظام
• إدخال البيانات والحفاظ على المستندات لتحديثها في قائمة البيانات الرئيسية
• ضمان الموافقة على المستندات، ونشرها، وأن أي تعليقات من المراجع/الموافق يتم تسليمها إلى منشئ المستند
• إدارة مكتبة/تخزين القسم (ملف ورقي/رقمي) لضمان دقة جميع الملفات الإلكترونية والورقية وسهولة استرجاعها
• دعم والتحكم في كل من المستندات الداخلية والخارجية (الرسائل، الإجراءات، إلخ) والمراسلات لضمان معلومات سلسة وواضحة للأطراف المعنية، بما في ذلك المعلومات السرية
• التعامل بشكل مستقل مع المراسلات الداخلية والخارجية والالتزام بسياسات وإجراءات الاحتفاظ بالسجلات
• دعم وتنظيم الفعاليات الداخلية والخارجية مثل الاجتماعات، ورش العمل، جلسات التواصل، إلخ لضمان التحضير وسلاسة هذه الفعاليات
• إدارة تحديث صفحة القسم على الويب وجعلها متاحة
• تحديد أنواع مختلفة من المستندات مثل المواصفات، الرسومات الهندسية، الإجراءات، الحسابات والتقارير
• تطبيق الإجراءات لتوزيع، أرشفة، جمع التعليقات، وتنسيق تدفق المعلومات إلى مستندات المشروع والهندسة للمشروع المعين
• تسريع الأنشطة المتعلقة بالمستندات من قبل المقاولين وفريق SURF الداخلي
• استلام، فحص، تسجيل بدقة وتوزيع جميع الرسومات والمستندات الخاصة بالمشروع بكفاءة
• ضمان إصدار وتوزيع جميع الرسومات/المستندات في الوقت المناسب مع التعديلات الصحيحة لجميع الأطراف كما هو مفصل في مصفوفة التوزيع الواردة في إجراءات المشروع
• تنسيق الأنشطة المتعلقة بأوامر تغيير المنتج والتي تشمل معالجة التغييرات النصية
• تحويل سجلات الجودة الورقية إلى ملفات إلكترونية محكومة من خلال عملية تصوير محددة تشمل التحضير، المعالجة والتحقق من تلك السجلات
• المشاركة بشكل تعاوني في تنفيذ عملية التدقيق الداخلية والخارجية
• إبلاغ القسم المعني أو نشر أحدث مستند معتمد
• ضمان إكمال عملية توجيه الفواتير الخارجية والتنسيق مع المالية للدفع في الوقت المناسب
• يجب الامتثال لجميع سياسات ومعايير وإجراءات HSSE الخاصة بالشركة
  

المؤهلات تشمل ولكن لا تقتصر على ما يلي:

التعليم:

• درجة دبلوم (D3) كحد أدنى من أي تخصص

الخبرة:

• حد أدنى من 3 سنوات من الخبرة العملية كمدير مستندات
• خبرة في نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) مثل Team Binder، Documentum، Coreworx أو ما يعادلها

المهارات:

1. المعرفة

• معرفة بعمليات التحكم في المستندات، بما في ذلك الترقيم، التحكم في المراجعة، سير العمل، التوزيع، والأرشفة
• إلمام بنظام إدارة المستندات الإلكترونية وأنظمة إدارة وثائق المشاريع
  
• فهم لمبادئ وثائق الهندسة/المشاريع وإدارة السجلات، بما في ذلك تتبعها، الاحتفاظ بها، والامتثال

2. المهارات الشخصية والفنية

• ستكون المهارات السكرتارية والإدارية ميزة
• مهارات التواصل الفعالة باللغة الإنجليزية (شفهياً وكتابياً)
• إجادة استخدام MS Word، MS Excel وMS Outlook
  

إذا كنت مهتمًا بالتقدم لهذه الوظيفة، انقر على 'تقدم للوظيفة' على هذه الصفحة.

يرجى العلم أن شركة مبادلة للطاقة لن تطلب أبدًا دفع أي مبلغ خلال عملية التوظيف. يمكن العثور على الوظائف الشرعية على موقعنا الرسمي أو من خلال بوابة الوظائف الخاصة بنا على https://www.careers-page.com/mubadalaenergy

ستكون جميع الاتصالات الرسمية من عنوان بريد إلكتروني ينتهي بـ @mubadalaenergy.com، لذا يرجى التحقق من هوية أي مجندين قد تصادفهم.

شركة مبادلة للطاقة غير مسؤولة عن أي خسائر تتكبدها بسبب عمليات الاحتيال في التوظيف. كن يقظًا واحمِ نفسك من المحتالين في مجال العمل.

من خلال التقدم لهذه الوظيفة في شركة مبادلة للطاقة، فإنك توافق صراحةً على جمع واستخدام ومشاركة معلوماتك الشخصية لأغراض التوظيف والتوظيف وفقًا لسياسة الخصوصية الخاصة بشركة مبادلة للطاقة وقانون حماية البيانات الشخصية الخاص بالبلد.