مدير العمليات (خدمة العملاء)

وصف الوظيفة: مدير عمليات ما قبل البيع العالمي
حول الدور: يلعب مدير عمليات المبيعات دورًا حيويًا في نمو الشركة وتنفيذها.
هذه الوظيفة مسؤولة عن بناء وتملك وتوسيع جميع عمليات المبيعات والعمليات من البداية إلى النهاية.
الهدف من هذا الدور هو إنشاء نظام قوي وموثق بشكل جيد بحيث تستمر الأعمال في العمل بسلاسة حتى في غياب المدير.
هذا دور قيادي عملي، وليس مجرد دور للتقارير أو التنسيق.
المرشح المثالي هو باني، ومشغل، وقائد للأشخاص يزدهر في البيئات السريعة، ويحب الهيكل، ويهتم بالبيانات، ومؤشرات الأداء الرئيسية، وجودة التنفيذ.
يعمل هذا الدور كنقطة المساءلة الوحيدة بين فرق المبيعات وتصميم العروض ومركز الاتصال وفرق العمليات، مما يضمن عدم وجود أي لبس، وعدم تسرب، وأداء متسق.
المسؤوليات الرئيسية: ملكية العمليات وبناء الأنظمة: تصميم وتنفيذ وتوثيق وتحسين جميع تدفقات العمل للمبيعات والعمليات.
بناء إجراءات تشغيل قياسية واضحة لكل وظيفة، بما في ذلك المكالمات والعروض والتسليمات والتصعيدات وضمان الجودة والتقارير.
ضمان أن تكون العمليات قابلة للتوسع، وقابلة للتكرار، وتطبق بشكل متسق عبر الفرق.
توافق المبيعات والعمليات: تملك عملية تسليم المبيعات إلى العمليات والقضاء على التأخيرات وسوء التواصل والأخطاء.
العمل كحلقة وصل بين فرق المبيعات ومصممي العروض والعمليات.
ضمان تقديم فرق المبيعات معلومات كاملة ودقيقة قبل المضي قدمًا في الصفقات.
مؤشرات الأداء الرئيسية والتحليلات والتقارير: تعريف وتتبع وإدارة جميع مؤشرات الأداء الرئيسية للمبيعات والعمليات.
بناء وصيانة لوحات المعلومات لتتبع الأداء اليومي والأسبوعي والشهري.
إجراء مراجعات أداء أسبوعية وتعزيز المساءلة عبر الفرق.
تحديد الاختناقات والاتجاهات والفجوات في الأداء باستخدام البيانات واتخاذ إجراءات تصحيحية.
مركز الاتصال وضمان الجودة ورقابة الامتثال: تملك تدفقات العمل للمكالمات، والتسجيلات، وعمليات ضمان الجودة، وحلقات التغذية الراجعة.
مراقبة جودة المكالمات والنصوص والامتثال وفعالية التدريب.
ضمان التزام الفرق بمعايير التواصل مع العملاء في الولايات المتحدة وتوقعات الامتثال.
الإشراف على تصميم العروض والتنفيذ: الإشراف على تدفقات العمل لتصميم العروض لضمان السرعة والدقة والجودة.
ضمان اتباع مصممي العروض للإجراءات التشغيلية القياسية، والالتزام بمواعيد التسليم، والحفاظ على الدقة الفنية.
مراجعة الأخطاء، واتجاهات إعادة العمل، وأسباب الجذور لتقليل القضايا المتكررة.
إدارة الأفراد والقيادة: توظيف وتدريب وتوجيه وإدارة أداء فرق العمليات والمقترحات والدعم.
تحديد توقعات واضحة وأهداف ومعايير للمساءلة.
معالجة الأداء الضعيف بسرعة وبشكل احترافي.
بناء ثقافة الملكية والعجلة والتحسين المستمر.
ملكية الأدوات ونظام إدارة علاقات العملاء والتكنولوجيا: تملك نظام إدارة علاقات العملاء، وأدوات الاتصال، ومنصات العروض، وأدوات التقارير.
ضمان بيانات نظيفة، وأذونات صحيحة، وتدفقات عمل منظمة، واعتماد عبر الفرق.
العمل مع القيادة لتقييم وتنفيذ أدوات جديدة عند الحاجة.
التصعيد وحل المشكلات: تحديد المخاطر التشغيلية بشكل استباقي وحل المشكلات قبل تدخل القيادة.
التعامل مع التصعيدات المتعلقة بالمبيعات والعروض والتواصل مع العملاء أو الانهيارات الداخلية.
ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة مع الحد الأدنى من الاعتماد على المؤسسين أو القيادة العليا.
الخبرة: 5+ سنوات من الخبرة في عمليات المبيعات أو العمليات التجارية أو إدارة العمليات.
خبرة مثبتة في العمل مع العملاء الأمريكيين أو فرق المبيعات القائمة في الولايات المتحدة.
خبرة في إدارة مراكز الاتصال أو فرق العروض أو وظائف دعم المبيعات.
يفضل وجود خبرة سابقة في بناء العمليات من الصفر.
المهارات والقدرات: مهارات تحليلية قوية وإدارة مؤشرات الأداء الرئيسية.
مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية (كتابة وتحدث) للتفاعل مع العملاء الأمريكيين.
اهتمام كبير بالتفاصيل مع عدم التسامح مع التنفيذ غير الدقيق.
مهارات قوية في إدارة المشاريع وتحديد الأولويات.
القدرة على العمل في نوبات أمريكية أو ساعات عمل متداخلة مع الأعمال الأمريكية.
القيادة والعقلية: عقلية باني - يستمتع بإنشاء الأنظمة، وليس مجرد الحفاظ عليها.
منظم للغاية، منضبط، ومركز على التنفيذ.
القدرة على فرض المعايير ومحاسبة الأشخاص.
محلل مشاكل استباقي يتولى الملكية دون انتظار التعليمات.
يزدهر في بيئة سريعة النمو.