منسق إداري

وصف الوظيفة

سيكون منسق الإدارة (AC) مسؤولاً بشكل أساسي عن أنشطة الدعم الإداري المعقدة، ودعم المديرين الكبار والموظفين الآخرين.
تتمثل وظيفة منسق الإدارة في أداء مجموعة متنوعة من أنشطة الدعم الإداري المعقدة؛ للمساعدة في إعداد التقارير حسب الطلب؛ لتسهيل تتبع الإنجازات والجداول الزمنية كما هو موجه؛ وإدارة تنسيق لوجستيات الاجتماعات، ومحاضر الاجتماعات، وغيرها من المهام المعينة.
تشمل المسؤوليات الرئيسية:
إدارة الجداول الزمنية وتحديد مواعيد الاجتماعات
طلب مستلزمات المكتب
ترتيب أوامر الشراء
تنظيم ترتيبات السفر وإعداد تقارير النفقات حسب الطلب
المساعدة في إعداد العروض التقديمية
إدارة الملفات الإدارية للقسم
أداء المهام الإدارية كما هو معين
الحفاظ على قوائم التوزيع والاتصال والموظفين
تنسيق الشحنات والتسليمات
إدارة الجوانب الإدارية للعلاقات مع الخبراء الخارجيين والموردين
المشاركة في فرق مشاريع القسم
تقديم الدعم الاحتياطي لمساعدي القسم الآخرين
إدارة جداول الأفراد والفرق (Outlook)
تنسيق الاجتماعات المحلية والدولية: ترتيب السفر، وتنظيم الاجتماعات، وإقامة الزوار
تنظيم غرف الاجتماعات، بما في ذلك اللوجستيات، والتموين، واحتياجات المعدات
إعداد جداول الأعمال وتدوين العناصر المطلوبة.
المساعدة في المشاريع الخاصة حسب الطلب من المديرين وغيرهم داخل المجموعة.

المؤهلات الأساسية:

درجة الدبلوم و1 إلى 3 سنوات من الخبرة الإدارية

المؤهلات المفضلة:

درجة البكالوريوس خبرة في العمل في صناعة الأدوية الحيوية
1 إلى 3+ سنوات من الخبرة في دور دعم إداري يدعم فرق كبيرة على مستويات مختلفة
إدارة جداول زمنية متعددة بما في ذلك التنسيق عبر مناطق زمنية متعددة
مهارات ممتازة في الكتابة، والتحدث، والعرض في التواصل بمعلومات الأعمال والسريرية الرئيسية
معرفة متقدمة ببرامج MS Excel وPowerPoint وWord (أي معالجة النصوص، والعروض التقديمية، ومهارات جداول البيانات) بالإضافة إلى Cognos وSharePoint ونظام إدارة التعلم في Amgen
خبرة في تقديم الدعم الإداري للموظفين عن بُعد
مهارات تنظيمية وشخصية ممتازة
القدرة على العمل في بيئة سريعة الوتيرة، مدفوعة بالمواعيد النهائية
discretion في التعامل مع المعلومات السرية