مساعد إداري

عنوان الوظيفة: مساعد إداري

القسم: الإدارة

موقع العمل: مومباي

نوع التوظيف: دوام كامل

وصف الوظيفة:

نحن نبحث عن مساعد إداري استباقي ودقيق لديه خبرة في دعم أنشطة نظام إدارة البيئة ISO 14001:2015. تجمع هذه الوظيفة بين الإدارة العامة، وتنسيق المكتب، والتحكم في الوثائق، وإدارة الموردين، والمهام المتعلقة بالامتثال في إطار ISO 14001. سيكون المرشح المثالي داعماً لعمليات المكتب بسلاسة مع ضمان الصيانة المناسبة للوثائق البيئية والسجلات واستعداد التدقيق.

المسؤوليات الرئيسية:

A. الدعم الإداري والمكتبي

• إدارة العمليات اليومية للمكتب بما في ذلك الأرشفة، والتحكم في الوثائق، والمراسلات.
• تنسيق جداول الاجتماعات، واللوجستيات، وترتيبات السفر، وحجز الغرف.
• الحفاظ على مستلزمات المكتب، ومواد المطبخ، وضمان الشراء في الوقت المناسب.
• إعداد التقارير، والعروض التقديمية، ومحاضر الاجتماعات، والمستندات الإدارية.
• المساعدة في تنظيم الفعاليات الداخلية، والاحتفالات، وحملات التوعية (بما في ذلك فعاليات نظام إدارة البيئة).
• رفع طلبات الشراء، وجمع العروض، والتنسيق مع المالية لمعالجة الفواتير.

• B. تنسيق الموردين والمرافق

  
  
• التنسيق مع مقدمي خدمات التنظيف، والأمن، والصيانة، وإدارة النفايات.
• تتبع تجديدات العقود، وجداول الخدمة، ومستندات امتثال الموردين.
• دعم صيانة المرافق، والمتابعات الإصلاحية، وفحوصات السلامة.

• C. ISO 14001:2015 - مسؤوليات نظام إدارة البيئة (EMS)

  
  
• الحفاظ على تحديث وثائق نظام إدارة البيئة، وإجراءات التشغيل القياسية، والنماذج، والسجلات وفقاً لإجراءات التحكم في الوثائق.
• تنسيق التدقيقات البيئية الداخلية والخارجية - الجدولة، وجمع الأدلة، والوثائق، والمتابعة.
• تتبع عدم المطابقات، والإجراءات التصحيحية وضمان الإغلاق ضمن الجداول الزمنية.
• الحفاظ على سجلات التخلص من النفايات.
• المساعدة في إعداد المواد والوثائق لاجتماعات مراجعة الإدارة.
• ضمان أن جميع السجلات البيئية محدثة، كاملة، وجاهزة للتدقيق.المتطلبات
• درجة البكالوريوس في الإدارة/التجارة/العلوم/البيئة أو أي مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في الإدارة، أو المرافق، أو دعم البيئة، والصحة والسلامة (EHS).
• إلمام بمبادئ ومتطلبات الوثائق ISO 14001:2015.
• إجادة استخدام MS Office (إكسل، وورد، وباوربوينت، وأوتلوك).
• مهارات جيدة في التواصل، والتنسيق، والتحكم في الوثائق.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة مهام متعددة.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة.

ابقَ على اطلاع بفرص العمل في CITIC CLSA

ليس هذا هو الخيار المناسب؟ يمكنك إنشاء تنبيه وظيفي لتلقي أحدث فرص العمل لدينا التي تتناسب مع اهتماماتك.