أخصائي مراقبة الوثائق

الهدف من الوظيفة: الحفاظ على سجلات دقيقة لجميع الوثائق المتعلقة بالمشاريع، وتسهيل تدفق الوثائق بسلاسة، وضمان الالتزام بسياسات وإجراءات التحكم في الوثائق.
المسؤوليات الرئيسية:
1. الحفاظ على جميع وثائق المشروع وإدارتها في الموقع وفقًا لمعايير وإجراءات القسم، بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر: حزمة المناقصة، ملخصات تفكيك المشروع، الرسومات الإنشائية، الدليل التشغيلي، ملخصات التطوير، المطالبات، وما إلى ذلك، لضمان سهولة الوصول إلى مجموعات الوثائق الكاملة والجودة.
2. تحديث واستلام أوراق الرسومات الإنشائية، مع ضمان دمج جميع المعلومات ذات الصلة و/أو التغييرات من أصحاب المصلحة المعنيين، قد تشمل تواريخ التسليم المستلمة، والمعالم الإنشائية، وتعديلات التصميم، وتقديرات التكلفة، وتغييرات الجدول الزمني الرئيسي، وما إلى ذلك.
3. ضمان التحكم المناسب في الإصدارات، بما في ذلك تتبع المراجعات، والحفاظ على سجلات محدثة، وأرشفة الوثائق القديمة.
4. التعاون مع فريق المشروع لتقييم جميع المتطلبات المتعلقة بالوثائق وضمان امتثال الوثائق لمواصفات المشروع وإرشادات الشركة.
5. الإبلاغ عن أي تأخيرات أو وثائق مفقودة للمدير المباشر وضمان حل أي تناقضات.
6. تجميع الحزم التي سيتم إصدارها إلى أصحاب المصلحة المعنيين خلال المشروع، واجتماعات الانطلاق مع المقاولين ومديري المشاريع ومهندسي الموقع وإغلاق المشروع. كما ستكون مسؤولاً عن الحصول على محاضر الاجتماعات لهذه الاجتماعات للأرشفة والرجوع إليها في المستقبل بشأن القرارات والخطوات التالية.
7. تنسيق تدفق الوثائق بين أصحاب المصلحة المعنيين لتسهيل عمليات المراجعة والموافقة، وتتبع حالة الوثائق وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
8. التعاون مع مختلف الأقسام لضمان وصول الوثائق إلى جميع الأطراف المعنية وتحديثها.
9. الحفاظ على وثائق التواصل مع الموردين والموردين، بما في ذلك عينات المواد، والكتيبات، وبيانات البيانات الفنية.
10. دعم التدقيقات الداخلية والخارجية من خلال تقديم وثائق منظمة والرد على أي استفسارات ذات صلة.
11. المساهمة في تحسين العمليات من خلال اقتراح أفكار عملية ومبتكرة، والتكيف ودعم الأساليب الجديدة، والبقاء على اطلاع على اتجاهات الصناعة وأفضل الممارسات.
12. تنفيذ سير العمل الآلي للوثائق للتقديمات، وطلبات المعلومات، والرسومات التنفيذية، والموافقات لتقليل التعامل اليدوي ووقت الاستجابة.
13. جمع والحفاظ على سجلات الوثائق والمتعقبين لمراقبة حالة الوثائق والموافقات والإجراءات المتأخرة.
متطلبات الوظيفة:
• أكاديمي: درجة بكاليوس من أي تخصص، ودرجة في إدارة الأعمال تعتبر ميزة.
• الخبرة: 1. 2 - 5 سنوات من الخبرة في دور مشابه في صناعة العقارات أو البناء.
2. التدريب في التحكم في الوثائق أو الأرشفة يعتبر ميزة.
• المهارات: 1. إجادة استخدام تطبيقات Microsoft 365، وAdobe، وبرامج إدارة الوثائق الأخرى والأدوات المستندة إلى الويب.
2. إظهار مهارات تنظيمية ممتازة.
سلوكيات الأداء: النزاهة • اتباع المعايير الأخلاقية عند التوجيه.
• إظهار الصدق باستمرار.
• أن تكون قدوة للنزاهة.
المرونة • التكيف عند التوجيه.
• تعديل الأولويات بشكل مستقل.
• توقع التغيير والتصرف بشكل استباقي.
العمل الجماعي • التعاون داخل الفريق عند الطلب.
• التعاون النشط ودعم الآخرين.
• تعزيز تماسك الفريق والنجاح المشترك.
الملكية • إكمال المهام المعينة بشكل موثوق.
• اتخاذ المبادرة خارج الواجبات المعينة.
• إظهار المساءلة عن النتائج والتحسين المستمر.
القيادة • إظهار القيادة الذاتية والموثوقية.
• التأثير الإيجابي على الزملاء.
• إلهام الآخرين من خلال المثال.
الجودة • تلبية المعايير الأساسية للجودة.
• السعي للتحسين والدقة.
• تقديم عمل ممتاز باستمرار.