رئيس قسم التحكم في الوثائق

الهدف من الوظيفة:

دعم أقسام الوظائف (التطوير، التصميم، إدارة المشاريع، المشتريات وقسم التحكم) في عمليات أرشفة واسترجاع الوثائق للمراسلات والتواصل الداخلي والخارجي، رسومات البناء، مستندات حزمة المناقصة، ملخصات التطوير، خطة المشاريع الرئيسية، إلخ، مع تقديم المساعدة الإدارية اليومية لفريق إدارة المشاريع لضمان سير العمل بكفاءة وفي الوقت المناسب.

المسؤوليات الرئيسية:

1. وضع ومراجعة وتحديث إجراءات ومتطلبات دورة العمل للأقسام الأساسية لجميع أنشطة البناء، من حيث الالتزام بالأطر الزمنية المتفق عليها وضمان دقة محتوى الوثائق.

2. ضمان تنفيذ نظام التحكم في المعلومات والوثائق وفقًا للمعايير المناسبة، مع الأخذ بعين الاعتبار متطلبات كل مشروع؛ وتحديثه ليعكس التعديلات على تلك المعايير.

3. الإشراف على نظام الأرشفة والتخزين (رقمي أو مادي)، وضمان موثوقيته وتحديثه بانتظام بجميع الوثائق المتعلقة بالأقسام الأساسية، مثل حزمة المناقصة، ملخصات تفصيل المشاريع، رسومات البناء، الأدلة التشغيلية، المطالبات، إلخ. ضمان استخدام نظام ترميز سهل الاستخدام يسمح بالاسترجاع السهل.

4. ضمان الالتزام الصارم من جميع أعضاء الأقسام الأساسية بإجراءات ومتطلبات دورة الوثائق بالإضافة إلى نظام الأرشفة والتخزين.

5. جمع وصيانة قوائم بيانات المقاولين والموردين المحدثة.

6. الإشراف على جميع الأنشطة الإدارية الخلفية للأقسام الأساسية، بما في ذلك النسخ، والمسح الضوئي، والطباعة لجميع الوثائق المتعلقة بالمشاريع لتسهيل العمليات التجارية.

7. مسؤول عن إعداد وإصدار طلبات الشراء المتعلقة بالأقسام الأساسية، وضمان توافقها مع إرشادات المحاسبة والمشتريات المحددة والحصول على الموافقات اللازمة.

8. التنسيق مع قسم المشتريات لتوفير الوثائق والمتطلبات الزمنية لكل مشروع لتسهيل اختيار وتعيين المورد المناسب.

9. التعامل مع عملية الفوترة مع موردي المشاريع من حيث متابعة المدفوعات المقدمة، وتتبع الفواتير النهائية وإصدار المدفوعات، والتنسيق مع قسم المالية بشأن تسوية الفواتير النهائية لجميع المشاريع.

10. تجميع حزم التجميع التي سيتم إصدارها إلى أصحاب المصلحة المعنيين خلال بدء المشروع أو الاجتماعات مع المقاولين، مديري المشاريع، مهندسي الموقع، فريق التصميم، إلخ. كما تكون مسؤولاً عن ضمان توثيق محاضر الاجتماعات لمثل هذه الاجتماعات وأرشفتها للرجوع إليها لاحقًا بشأن القرارات والخطوات التالية.

11. ضمان الحصول على أوراق رسومات البناء المحدثة، مع تضمين جميع المعلومات والتغييرات ذات الصلة من الأطراف المعنية، قد تشمل تواريخ تقديم المستندات، معالم البناء، التعديلات التصميمية، تقديرات التكلفة، تغييرات الجدول الزمني الرئيسي، إلخ. تنبيه الأقسام الأساسية بشكل استباقي عن أي تأخيرات أو وثائق مفقودة لاتخاذ الإجراءات اللازمة.

12. مراجعة العقود الموقعة، وضمان تخزينها بشكل مناسب في قاعدة بيانات العقود المخصصة وإجراء مراجعات دورية على قاعدة البيانات لتتبع حالتها من حيث انتهاء الصلاحية والتجديد لإخطار الأطراف المعنية مسبقًا قبل انتهاء الصلاحية.

13. الإشراف على فريق التحكم في الوثائق في المواقع من حيث تقديم الدعم والتوجيه اللازمين، وإجراء "تدقيقات فورية" لضمان الإبلاغ عن أي مشكلات تم اكتشافها في الوقت المناسب، وتسهيل الحل المناسب، والحفاظ على أداء الفريق وضمان اتباعه لإجراءات القسم المحددة.

14. امتلاك وإدارة نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS).

15. قيادة الانتقال من العمليات اليدوية وشبه اليدوية إلى تدفقات العمل الرقمية الآلية بالكامل عبر جميع المشاريع.