رئيس قسم التحكم في الوثائق

الهدف من الوظيفة: دعم أقسام الوظائف (التطوير، التصميم، إدارة المشاريع، المشتريات وقسم التحكم) في عمليات أرشفة واسترجاع الوثائق للمراسلات والاتصالات الداخلية والخارجية، رسومات البناء، مستندات حزمة المناقصة، ملخصات المشاريع، خطة المشاريع الرئيسية، إلخ.
مع تقديم المساعدة الإدارية اليومية لفريق إدارة المشاريع لضمان سير العمل بشكل فعال وفي الوقت المناسب.
المسؤوليات الرئيسية: 1.
وضع ومراجعة وتحديث إجراءات ومتطلبات دورة القسم الوظيفي الأساسية لجميع أنشطة البناء، من حيث اتباع الأطر الزمنية المتفق عليها وضمان دقة محتوى الوثائق.
2. ضمان تنفيذ نظام معلومات والتحكم في الوثائق بما يتماشى مع المعايير المناسبة، مع مراعاة متطلبات كل مشروع؛ وتحديثه ليعكس التعديلات على تلك المعايير.
3. الإشراف على نظام الأرشفة والتخزين (رقمي أو مادي)، وضمان موثوقيته وتحديثه بانتظام مع جميع الوثائق المتعلقة بالقسم الوظيفي الأساسي، مثل، على سبيل المثال لا الحصر؛ حزمة المناقصة، ملخصات تقسيم المشروع، رسومات البناء، الأدلة التشغيلية، المطالبات، إلخ.
ضمان استخدام نظام ترميز سهل الاستخدام يسمح بالاسترجاع السهل.
4. ضمان الالتزام الصارم من جميع أعضاء القسم الوظيفي الأساسي بإجراءات ومتطلبات دورة الوثائق وكذلك نظام الأرشفة والتخزين.
5. جمع وصيانة قوائم بيانات المقاولين والموردين المحدثة.
6. الإشراف على جميع الأنشطة الإدارية في القسم الوظيفي الأساسي، بما في ذلك النسخ، والمسح الضوئي، والطباعة لجميع الوثائق المتعلقة بالمشاريع لتسهيل العمليات التجارية.
7. مسؤول عن إعداد وإصدار طلبات الشراء ذات الصلة بالأقسام الوظيفية الأساسية، مع ضمان توافقها مع إرشادات المحاسبة والمشتريات والحصول على الموافقات اللازمة.
8. التنسيق مع قسم المشتريات لتوفير الوثائق المطلوبة والمواصفات الزمنية لكل مشروع لتسهيل اختيار وتعيين المورد المناسب.
9. التعامل مع عملية الفوترة مع موردي المشاريع من حيث متابعة المدفوعات المقدمة، وتتبع الفواتير النهائية وإصدار المدفوعات، والتنسيق مع قسم المالية بشأن تسوية الفواتير النهائية لجميع المشاريع.
10. تجميع حزم التجميع التي سيتم إصدارها للمساهمين المعنيين خلال بدء المشروع أو الاجتماعات مع المقاولين، ومديري المشاريع، ومهندسي الموقع، وفريق التصميم، إلخ.
كما أنه مسؤول عن ضمان توثيق محاضر الاجتماعات لهذه الاجتماعات وأرشفتها للرجوع إليها مستقبلاً بشأن القرارات والخطوات التالية.
11. ضمان الحصول على أوراق رسومات البناء المحدثة، مع تضمين جميع المعلومات والتغييرات ذات الصلة من الأطراف المعنية، قد يشمل ذلك تواريخ التسليم المستلمة، والمعالم الرئيسية للبناء، وتعديلات التصميم، وتقديرات التكلفة، وتغييرات الجدول الزمني الرئيسي، إلخ.
الإبلاغ بشكل استباقي للأقسام الوظيفية الأساسية عن أي تأخيرات أو وثائق مفقودة لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
12. مراجعة العقود الموقعة، وضمان تخزينها بشكل مناسب في قاعدة بيانات العقود المحددة وإجراء مراجعات دورية على قاعدة البيانات لتتبع حالتها من حيث انتهاء الصلاحية والتجديد لإخطار الأطراف المعنية مسبقًا قبل انتهاء الصلاحية.
13. الإشراف على فريق التحكم في الوثائق في المواقع من حيث تقديم الدعم والتوجيه اللازمين، وإجراء "تدقيقات مفاجئة" لضمان الإبلاغ عن أي مشكلات تم اكتشافها في الوقت المناسب، وتسهيل الحل المناسب، والحفاظ على أداء الفريق وضمان اتباعه للإجراءات المحددة من قبل القسم.
14. امتلاك وإدارة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
15. قيادة الانتقال من العمليات اليدوية ونصف اليدوية إلى سير العمل الرقمي التام والآلي عبر جميع المشاريع.
متطلبات الوظيفة: • أكاديمي: درجة بكاليوس في أي تخصص، ودرجة في إدارة الأعمال تعتبر ميزة.
• الخبرة: 10 - 12 سنة من الخبرة في وظيفة مماثلة، مع خلفية في العقارات أو البناء.
• المهارات: دراسات ما بعد التخرج في التحكم في الوثائق أو الأرشفة.
إجادة في تطبيقات Microsoft 365، Power BI، Adobe، وبرامج إدارة الوثائق الأخرى والأدوات المستندة إلى الويب.
معرفة قوية بأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (مثل، أوراكل، ساب، أو ما شابه) لدعم حوكمة الوثائق، ودورات المشتريات، وإدارة العقود، وسير العمل المالية.
سلوك الأداء: النزاهة • تعزيز ثقافة العدالة والانفتاح.
• تحدي السلوكيات غير الأخلاقية والقيادة بالقدوة.
المرونة: • تشجيع تكيف الفريق.
• دعم مبادرات التغيير.
• دفع الابتكار وتعزيز بيئة عمل مرنة.
العمل الجماعي: • بناء فرق عالية الأداء.
• حل النزاعات بشكل بناء.
• تشجيع التعاون عبر الوظائف.
الملكية: • تمكين الآخرين من تحمل المسؤولية.
• تحميل الفرق المسؤولية عن الأداء والنتائج.
القيادة: • تدريب وتطوير أعضاء الفريق.
• قيادة الفرق من خلال الرؤية والقيم.
الجودة: • وضع ومراقبة معايير الجودة داخل الفريق.
• تعزيز الابتكار والتميز في التنفيذ.