الوصف الوظيفي
تبحث "تجدد" عن رئيس قسم إدارة ذو خبرة ونشاط لقيادة وإدارة فريق الإدارة لدينا، وضمان كفاءة وفعالية العمليات المكتبية عبر الشركة.
سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن الإشراف على جميع الوظائف الإدارية، وتنسيق خدمات الدعم، وتنفيذ السياسات والإجراءات الإدارية التي تساهم في النجاح العام للمنظمة.
المسؤوليات 1- إدارة المرافق والصيانة الإشراف على الإدارة اليومية وصيانة المقر الرئيسي للشركة والمرافق الأخرى المعينة.
ضمان الحفاظ على جميع المرافق والمرافق العامة والمعدات والبنية التحتية في حالة عمل جيدة.
تنسيق أنشطة الصيانة الوقائية والتصحيحية مع أصحاب المصلحة الداخليين ومقدمي الخدمات الخارجيين.
مراقبة الميزانيات والنفقات المتعلقة بالمرافق وتحديد فرص توفير التكاليف.
ضمان الامتثال لمعايير الصحة والسلامة والبيئة.
2- جاهزية مكان العمل والموقع ضمان جاهزية مكان العمل للمكاتب والمواقع الحالية والجديدة.
تقييم ومراقبة متطلبات جاهزية الموقع، بما في ذلك الوصول والمرافق العامة ومرافق الصرف الصحي وتدابير الأمن والأثاث.
التنسيق مع الأقسام ذات الصلة لضمان جاهزية المواقع للعمل قبل الإشغال.
إجراء تفتيشات منتظمة للحفاظ على معايير مكان العمل وراحة الموظفين.
3- عمليات الإدارة إدارة والإشراف على فريق عمال المكتب، وضمان تقديم خدمات الدعم المكتبي بكفاءة.
الإشراف على خدمات التنظيف وضمان معايير عالية من النظافة والنظافة عبر جميع المرافق.
الإشراف على أفراد الأمن للحفاظ على بيئة عمل آمنة ومأمونة.
تطوير جداول العمل، وتوزيع المسؤوليات، ومراقبة أداء الفريق.
مراقبة وإدارة مخزون اللوازم المكتبية، وضمان الشراء والتوافر في الوقت المناسب من القرطاسية، وعناصر المطبخ، وغيرها من المستهلكات الإدارية.
إنشاء والحفاظ على عمليات التحكم في المخزون لمنع النقص والهدر والتخزين الزائد.
مراقبة توزيع وتخصيص خطوط الهواتف المحمولة للأعمال للموظفين وفقًا لسياسات الشركة.
الحفاظ على سجلات دقيقة لخطوط الأعمال المخصصة، بما في ذلك الإصدار، والتحويلات، والاستبدالات، وإلغاء التفعيل.
مراقبة استخدام خطوط الأعمال والتنسيق مع مقدمي الخدمات لضمان الكفاءة من حيث التكلفة والامتثال لسياسات الشركة.
إعداد تقارير دورية عن استخدام خطوط الأعمال، والتكاليف، وحالة المخزون.
ضمان الحفاظ على سجلات وقواعد بيانات الإدارة بدقة وتحديثها بانتظام.
4- إدارة السفر للأعمال الإشراف على جميع ترتيبات السفر للأعمال للموظفين، بما في ذلك: - حجز الرحلات - حجز الفنادق - معالجة التأشيرات والوثائق السفر - ترتيبات النقل - ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات السفر الخاصة بالشركة.
5- إدارة البائعين والعقود إدارة العلاقات مع مقدمي خدمات المرافق، ومقاولي الصيانة، وبائعين آخرين.
تقييم أداء البائعين وضمان الوفاء باتفاقيات مستوى الخدمة.
دعم مفاوضات وتجديد العقود للخدمات المتعلقة بالإدارة.
6- التقارير والتحسين المستمر إعداد تقارير دورية عن المرافق، وأنشطة الصيانة، وخدمات الإدارة، وعمليات السفر.
تحديد الفرص لتحسين العمليات الإدارية وتجربة مكان العمل للموظفين.
تطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات المتعلقة بالإدارة وإدارة المرافق.
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المرافق، أو الهندسة، أو مجال ذي صلة.
5-8 سنوات من الخبرة في الإدارة، أو إدارة المرافق، أو عمليات مكان العمل.
خبرة سابقة في إدارة فرق الإدارة ومقدمي الخدمات.
معرفة قوية بإدارة المرافق، وعمليات مكان العمل، وتنسيق السفر للأعمال.
لقد تمت ترجمة هذا الإعلان الوظيفي بواسطة الذكاء الاصطناعي وقد يحتوي على بعض الاختلافات أو الأخطاء البسيطة.
