عميلنا، شركة تجارة إلكترونية دولية ذات وجود قوي في السوق الأمريكية، تبحث عن مساعد تنفيذي وشخصي منظم للغاية واستباقي لدعم المؤسس في المسؤوليات الشخصية والتجارية. تجمع هذه الوظيفة بين الدعم التنفيذي والمساعدة الشخصية بنسبة 50/50 وتتطلب شخصًا يمكنه توقع الاحتياجات، والبقاء على رأس الأولويات، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة خلف الكواليس.

الهدف من هذه الوظيفة هو تقليل التوتر، والقضاء على الاحتكاك، وخلق بيئة أكثر تنظيمًا وكفاءة وسلاسة للمؤسس عبر مجالات الحياة التجارية والشخصية. سيتولى المرشح المناسب المسؤولية عن المهام بشكل استباقي، ويحمي وقت وتركيز المؤسس، ويضمن التعامل مع التفاصيل المهمة والمواعيد النهائية والمسؤوليات بدقة وعناية.

المرشح المثالي منظم للغاية، هادئ تحت الضغط، دقيق، متحفظ، استباقي، وقادر على العمل بشكل مستقل في بيئة سريعة الوتيرة. تناسب هذه الوظيفة شخصًا لديه عقلية نمو قوية، ومستوى عالٍ من الملكية، ومهارات قوية في حل المشكلات، وطموح لتحسين الذات بشكل مستمر.

إدارة الحياة اليومية للمؤسس

المسؤوليات:
إدارة تقويم المؤسس وجدول أعماله اليومي.
تنسيق المواعيد الشخصية واللوجستيات المتعلقة بالعائلة عند الحاجة.
تنظيم حجوزات المطاعم، وخدمات نمط الحياة، والهدايا، والمهمات، وتنسيق المركبات.
حجز الخدمات ودعم الاحتياجات المنزلية، بما في ذلك العثور على مربية أو دعم منزلي آخر عند الحاجة.
توقع الاحتياجات بشكل استباقي وضمان سير حياة المؤسس اليومية بسلاسة وكفاءة.

مؤشرات الأداء الرئيسية:
يعمل جدول المؤسس بسلاسة مع الحد الأدنى من الانقطاعات.
لا تفوت المواعيد المهمة أو المواعيد النهائية.
تتم معالجة المهام بشكل استباقي دون الحاجة إلى تذكيرات أو متابعات متكررة.
تتم إدارة المسؤوليات بشكل مستقل مع مستوى عالٍ من الملكية والموثوقية.
رضا المؤسس، وتقليل التوتر، وتحسين الكفاءة اليومية.

إدارة السفر وإعادة التوطين

المسؤوليات:
تنسيق الرحلات، والفنادق، والفلل، والشقق، وترتيبات النقل.
إدارة اللوجستيات في المطار، ومسارات السفر، وحجوزات السائق أو تأجير السيارات.
التعامل مع مشكلات السفر، والتأخيرات، والإلغاءات، والمطالبات.
دعم طلبات التأشيرات وعمليات الوثائق السفرية.
ضمان أن تكون أماكن الإقامة جاهزة وعاملة بالكامل قبل الوصول.

مؤشرات الأداء الرئيسية:
يتم تنظيم جميع الرحلات بالكامل قبل 48 ساعة على الأقل من المغادرة.
لا توجد حجوزات أو وثائق سفر مفقودة.
يتم حل الاضطرابات المتعلقة بالسفر بسرعة وبشكل استباقي.
يقضي المؤسس الحد الأدنى من الوقت في التعامل مع لوجستيات السفر.

التنسيق الطبي والقانوني والإداري

المسؤوليات:
تنسيق الأطباء، والمتخصصين، والمواعيد الطبية.
العمل مع المحامين، والمحاسبين، ومستشاري الضرائب، وغيرهم من المهنيين الخارجيين.
دعم عمليات الهجرة، والتأشيرات، والعمليات الإدارية.
الحفاظ على سجلات وملفات ووثائق منظمة.
تتبع التجديدات، والأوراق، والمواعيد النهائية المهمة.

مؤشرات الأداء الرئيسية:
لا تفوت المواعيد النهائية المتعلقة بالوثائق أو التجديدات.
تظل الوثائق منظمة، وقابلة للوصول، ومحدثة.
تنسيق سريع وموثوق مع المهنيين الخارجيين.
التعامل في الوقت المناسب مع الأمور الإدارية العاجلة.

الدعم التنفيذي للأعمال

المسؤوليات:
إدارة صناديق البريد، والاتصالات، وتتبع المتابعات.
تنسيق الاجتماعات، والمتابعات القيادية، والمواعيد النهائية للمشاريع.
دعم تتبع إدارة علاقات العملاء، وتقارير مؤشرات الأداء الرئيسية، ولوحات المعلومات، والتنظيم التشغيلي.
تنسيق التواصل مع البنوك، والمحاسبين، والفرق القانونية، والمؤسسات المالية عبر عدة دول.
تنظيم وتتبع تقديم الضرائب، والمواعيد النهائية للامتثال، والعقود، والوثائق المالية.
ضمان أن تظل الوثائق التجارية والقانونية المهمة منظمة وقابلة للوصول.
دعم المؤسس في الأمور الإدارية والتشغيلية الدولية.

مؤشرات الأداء الرئيسية:
تتم المتابعات القيادية وبنود العمل في الوقت المحدد.
تكون الاجتماعات وسير العمل التشغيلي منظمة جيدًا.
تكون تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية والتتبع التشغيلي دقيقة وفي الوقت المحدد.
لا تفوت مواعيد الامتثال أو الضرائب أو التقارير.
يتم التعامل مع الأمور المصرفية والقانونية والإدارية بشكل استباقي وفعال.
تحسن الوضوح والتنظيم التشغيلي عبر الأعمال.

المهارات المطلوبة

يجب أن تتوفر:
مهارات تنظيم استثنائية.
عقلية ملكية عالية ونهج استباقي.
مهارات تواصل قوية وإتقان اللغة الإنجليزية.
استقرار عاطفي، واحترافية، وتحفظ.
القدرة على العمل تحت الضغط والتكيف بسرعة.
مهارات قوية في حل المشكلات والتنفيذ.
القدرة على توقع الاحتياجات والعمل بشكل مستقل.
عقلية إيجابية موجهة نحو الحلول.
طموح قوي، وعقلية نمو، ورغبة في التحسين المستمر.

يفضل:
خبرة في دعم المؤسسين أو التنفيذيين.
خبرة في التجارة الإلكترونية أو الشركات سريعة النمو.
معرفة بإدارة علاقات العملاء.
خبرة في تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية والتتبع التشغيلي.
خبرة في تنسيق السفر الدولي.
فهم العمليات المالية والإدارية.

معايير النجاح

يعني النجاح في هذه الوظيفة:
يشعر المؤسس بالهدوء والتركيز، ويقل شعوره بالضغط.
يتم حل المشكلات بشكل استباقي قبل التصعيد.
تصبح العمليات اليومية أكثر سلاسة وتنظيمًا.
يقضي المؤسس وقتًا أقل بكثير في الأمور اللوجستية والإدارية.
تحسن التواصل، والمساءلة، والمتابعة عبر العمليات الشخصية والتجارية.

الهدف النهائي:
خلق بيئة تشغيلية أكثر سلاسة وهدوءًا وتنظيمًا وجودة أعلى للمؤسس عبر الحياة التجارية والشخصية.