ما هو مفهوم التغيب و كيف يمكن تتبعه؟

تقليديا، يمكن تعريف التغيب بعدم تواجد موظف معين للعمل في وقت العمل لذلك الموظف بالتحديد. بشكل عام، يقسم التغيب على3 فئات. غياب قانوني (خلال أيام العطل الرسمية) و الغياب المأذون (العطل الموافق عليها) و الغياب الغير مأذون. الغياب الغير مأذون هو الأمر الذي تحاول معظم الشركات تجنبه و تخفيضه لأقل حد ممكن.

يعد "تتبع الغيابات" أمراً ضرورياً للإدارة في المقارنة بين الغيابات المنفردة و الغيابات الجماعية المتعلقة بالأقسام. إن تتبع الغيابات عنصر هام جداً في تحديد أنماط تغيب الموظفين المخلتفة واستهداف المتغيرات التي تتدخل فيها.

يوجد أساليب متنوعة يمكن إتباعها لتتبع الغيابات. أكثر هذه الأساليب شيوعا هما معادلة "معدل الوقت الضائع" و معادلة "التكرار الفردي".

معدل الوقت الضائع = (عدد أيام العمل الضائعة/ مجموع أيام العمل) *100

التكرار المنفرد = (عدد الموظفين الغائبين/ معدل عدد الموظفين)*100

يوجد عوائق تحول دون نجاح هذه العملية سواءً كانت متعلقة في جمع المعلومات أو صحتها. لذلك، يجب على المدراء التنبه لهذه العوائق و التعامل معها بدقة متناهية و الحرص العالي.

ما هي أسباب الغياب؟

يوجد عدة أسباب مؤدية إلى تغيب الموظف عن مكان عمله حيث تتراوح مسببات الغياب بين الظروف الشخصية و الظروف العملية. أكثر هذه المسببات شيوعا هي:

أ) الظروف الشخصية:

• العمر: أظهرت الدراسات أن الموظفين الكبار في العمر يتغيبون عن عملهم بشكل أقل من نظرائهم الأصغر سناً بسبب اعتيادهم على طبيعة العمل و فقدان فكرة حصولهم على يوم عطلة غير مأذون لروعتها بالنسبة إليهم. لكن تكون الفترة التي يغيبها الموظف الكبير بالسن و التي في غالبها تكون إجازات مرضية أطول من الفترة التي يغيب فيها الموظفين الشباب.
• لجنس: يكون غياب النساء عن أعمالهم متكرراً أكثر عن غياب الرجال في العادة و خاصة إذا كانت المرأة مسؤولة عن عائلتها وكان لديها ظروف خارجة عن سيطرتها تتطلب إهتمامها.
• الأقدمية: تقل معدلات تغيب الموظف كلما أمضى فترة أطول في العمل مع الشركة حيث لم تعد فكرة التغيب عن العمل بشكل غير مأذون تثيرهم مثلما تثير الموظفين الأصغر سنا.
• التصرف الشخصي: يقدر الموظفين الذين يتبنون أخلاقيات عمل قوية المساهمات التي يقدموها للشركة و قليلا ما يسمحون لأنفسهم التغيب لأسباب غير مأذونة عن العمل. في الجهة المقابلة، لا يتمتع الأشخاص الذين يعانون من نقص في أخلاقياتهم بحس مسؤولية عال مماثل لنظرائهم الذين لديهم أخلاقيات قوية بحيث لا يشعروا بضرورة الحضور إلى مكان العمل كل يوم.

ب) الظروف التي تتعلق في مكان العمل

• التوتر: عندما تكون الوظيفة مثيرة للتوتر، يؤخذ في العادة أيام عطل غير مأذونة لتقليل معدلات التوتر و التخلص منه.
• الروتين اليومي: عادة ما يأخذ الأشخاص الذين يعملون في وظائف ذات طبيعة متكررة وغير مثيرة أيام عطل غير مأذونة لكسر جمود الروتين اليومي والاشتراك في شئ مثير لذلك اليوم.
• الرضى الوظيفي: تتداخل هذه الناحية مع روتين الوظيفة. كلما كان الموظف غير راض عن الوظيفة التي يشغلها بشكل عام كلما زاد تغيبه عن الوظيفة.

كيف تتعامل مع الغياب كمدير/ كشركة:

• إعداد سياسة موجزة و واضحة للتعامل مع الغياب حتى تخفض معدله في الشركة. تأكد من سلالسة و صراحة البيان قبل تعميمه على كافة مستويات الشركة.
• أعلم الموظفين بالنتائج المترتبة على الغياب بأسلوب لائق إلى رؤساء أقسامك حتى تشعرهم بجدية الموضوع الذي لا يمكن تقبله إلا في حال وجود عذر مقبول.
• تتبع الغياب بشكل منتظم و تابعه عن قرب، كما عليك معاملة الموظفين و طاقم الإدراة بنفس الأسلوب فيما يخص موضوع الغياب.
• ليكن في حسابك حاجة الموظفين في بعض الأوقات للتغيب بشكل غير مأذون، لكن لا بد عليك التعمق بشكل أكثر في أسباب غيابهم الغير مأذون.
• قدر الموظفين الملتزمين بحضورهم و كافئهم على ذلك أحيانا