بعد إنتهاء المقابلة على ما يرام، أصبحت الكرة في ملعب مسؤولي التوظيف و كل ما عليك فعله الآن هو الجلوس و إنتظار قرارهم. أليس ذلك صحيحا؟ لا، إن ذلك أمر خاطئ. و ذلك لأنه مازال بمقدورك الإتصال مع مسؤول التوظيف لترفع من فرص بقائك في ذهنه حتى ينتهي بك المطاف بالعمل في الوظيفة التي كنت تحلم بها من خلال خطاب شكر مكتوب كتابة جيدة و مرسل في الوقت المناسب.

إن خطاب الشكر وسيلة مرحب بها و ضرورية لمتابعة أي مقابلة حيث يجب إرساله مباشرة بعد المقابلة ،خلال فترة يوم أو يومان إذا كان الأمر ممكن، بينما ماتزال حاضر في ذهن مسؤول التوظيف. لا تقلق، إذا لاحظت أن فكرة كتابة خطاب شكر أصبحت متأخرة و ذلك لأنه من الأفضل أن ترسل واحدا متأخرا على ألا ترسل واحد إطلاقا.

إذا أجريت مقابلات مع العديد من الأشخاص، عليك أن تضمن إرسالك واحد لكل شخص أجرى معك مقابلة. تأكد من أنك كتبت أسمائهم بالطريقة الصحيحة و كذلك مسمياتهم الوظيفية و عناوينهم أيضا من بطاقة التعريف إذا سلموك واحدة أو من خلال الإتصال مع الشركة بكل بساطة.

إلى جانب جعلك لا تنسى من جهة مسؤولي التوظيف و فصلك عن زحام المتقدمين الذين لم تخطرلهم فكرة المتابعة، يمكن إستخدام خطاب الشكر لبيان إصرارك و طاقتك و أيضا يقوم بطرحك مجددا في ذهن مسؤول التوظيف و سيساعدك على ذكر أي شئ نسيته في أثناء المقابلة. كذلك يسهم خطاب الشكر في تصفية إي سوء تفاهم قد طرأ في أثناء المقابلة. إتبع هذه الإرشادات لكتابة خطاب شكرك:

1. إشكر مسؤول التوظيف بكل صدق على وقته أو وقتها خلال المقابلة و أخبرهم بأنك قد تشرفت بمعرفتهم. جميع الناس يفضلون الموظف محترم. إلى جانب الآداب الحميدة و السلوك المتحضر و آداب المعاشرة العملية ستزيد هذه الإماءة من معدلات مهنيتك عند مسؤول التوظيف و عند هؤلاء الذين لديهم تأثير في توظيفك.
2. أذكر المنصب الذي قابلت بخصوصه بالتحديد و تاريخ المقابلة لتجنب إية إرباكات.
3. أذكر شئ محدد تعلمته خلال المقابلة أو نقطة محادثة أساسية ذكرت في أثنائها لتعطي عنك الإنطباع بأنك كنت يقظ في أثناء المقابلة.
4. أنقل لقارء الخطاب حماسك للعمل في ذلك المنصب و الشركة، كذلك قم بتلخيص مهاراتك و نقاط قوتك و كأن هناك علاقة مباشرة بينهم و متطلبات الوظيفة. إذكر إي خبرات ماضية و إنجازات لها علاقة مباشرة بقدرتك على المساهمة و التفوق في الوظيفة. قم بإدراج أية مهارات أو إنجازات سابقة لم توافيك الفرصة لذكرها خلال المقابلة و التي تعتقد من أنها ستدعم طلبك للوظيفة و ستؤثر مباشرة على فرصك بالحصول عليها.
5. قم بتصفية أي سوء تفاهم قد ظهر خلال المقابلة من دون تقديم نفسك في موقف ضعف. إذا كنت تعتقد بأن مسؤول التوظيف قد أخطئ في تحليل شئ قلته خلال المقابلة، قد جائتك الفرصة المناسبة لتصويب الأمر. و لكن لا يجب الرجوع في خطاب الشكر إلى الأخطاء الأساسية و نقاط الضعف التي تم التركيز عليها في المقابلة لأن ذلك سيقوم بتضخيمها فقط. إذا وصلت متأخرا جدا أو حضرت المقابلة مع طفلك أو كنت قد إقترفت خطأ التركز على نقاط ضعفك و قد أديت عمل جيدا في ذلك ، ركز في خطاب شكرك على نقاط قوتك أو التعبير عن ترحيبك لفكرة إنضمامك للفريق و كيف ستصبح عضوا منتجا داخله فقط دون العودة إلى الأخطاء التي إقترفتها.
6. ليكن الخطاب موجزا و سلسا و مهني و خال من المبالغة و الحساسية و الحماس المفرطين و أيضا يجب ألا يتخطى الحواجز الرسمية. تأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية و اللغوية و أية تلفيقات غير حقيقية كالتي توجد في خطاب شكر مكتوب بطريقة سيئة و ذلك لأن خطاب المقدمة السيئ قد يكون ضرره أكثر من عدم إرسال واحد على الإطلاق.
7. إذا أردت ترك إنطباع جيدا على المقابل، أرفق مع خطاب الشكر مقالة إخبارية هامة أو إية إضافة تتعلق بشئ تمت مناقشته في أثناء المقابلة تحلل أو تعرض بأسلوب مثير آخر و أحدث ما حصل من أحداث في عالم هذه المهنة و الشركة و/ أو مع المنافسين.

سيشدد خطاب الشكر على المعلومات المناسبة التي يود أن يسمعها مسؤول التوظيف لتدعيم رأيه في إختيارك للعمل له في الشركة و في المرة القادمة قد يتصل بك مسؤول التوظيف بشأن مناقشة عرض عمل و التفاوض على شروطه.