مدير مكتب مجلس الإدارة

المهام والمسؤوليات:

1. ترتيب كافة اجتماعات مجلس الإدارة ولجانها بجمع نقاط جدول الأعمال الخاصة بالمديرين.

2. إعداد وتوزيع ملف كل اجتماع مجلس الإدارة الذي يحتوي على جميع البنود التي ستناقش.

3. إرسال إشعار الاجتماع لكل اجتماع مع تأكيد المكان والوقت والتاريخ، مع جدوله والملف إلى كل عضو.

4. حضور جميع الاجتماعات وكتابة النقاط وتحويلها إلى مهام.

5. الحصول على معلومات من السجلات والمحاضر لمساعدة أعضاء المجلس في عملية اتخاذ القرار.

6. إعداد/تحديث محاضر كل اجتماع لمجلس الإدارة، التنسيق مع الأعضاء للتعليق/التعديل وتعميم المحاضر المعدلة إلى جميع أعضاء المجلس.

7. الحصول على توقيعات أعضاء المجلس على جميع المحاضر..

8. الحفاظ على سجلات المجلس وضمان سلامتها.

9. تخطيط وجدولة اجتماعات وتعيينات المديرين.

10. إعداد وتحرير التقارير المتعلقة لمديري الشركة.

11. أن تكون سكرتير تنفيذي لمديري الشركة.

a. قراءة وتحليل المذكرات الواردة والتقديمات والتقارير لتحديد أهميتها وتخطيط توزيعها.

b. فتح وفرز وتوزيع المراسلات الواردة، بما في ذلك الفاكسات والبريد الإلكتروني.

c. حفظ واسترجاع وثائق الشركة وسجلاتها وتقاريرها.

d. استقبال الزوار وتحديد ما إذا كان يجب منحهم الوصول إلى أشخاص محددين.

e. إعداد الردود على المراسلات التي تحتوي على استفسارات روتينية.

12. ممارسة أعمال مكتب الأسرة للشركة حسب تعليمات المدير المعين.

13. أداء أعمال الإدارة العائلية للشركة حسب تعليمات المدير المعين.

14. أي أعمال إدارية أخرى قد تطرأ في المستقبل.



المتطلبات

1. شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال، التسويق أو ما يعادلها.

2. خبرة 3+ سنوات في العمل الإداري أو المجالات ذات الصلة

3. مهارات تواصل وتفاعل بين الأشخاص ممتازة.

4. قدرة على التكيف والإبداع

5. العمل كفريق وتحقيق الأهداف

6. الطلاقة في اللغتين العربية والإنجليزية