Are you ready to join our digital revolution journey? At
Aleph, we’re not just part of the digital advertising landscape—we’re shaping its future. Representing the world’s leading platforms, including TikTok, Amazon, Google, and nearly 55 others, we operate in 130+ markets across new and existing geographies.
Our mission is to empower advertisers and brands to unlock the full potential of these platforms' advertising capabilities. By fostering long-lasting partnerships, we create limitless opportunities for people and businesses to advertise effectively at both local and global levels.
With a presence spanning continents, Aleph offers you the chance to be part of a fast-growing, innovative team where your work makes a direct impact. If you’re ambitious, forward-thinking, and eager to thrive in a dynamic, global environment, Aleph is the perfect place to build your career.
Als Office Manager (m/w/d) in Wien gestaltest du unser Office aktiv mit und sorgst dafür, dass es nicht nur reibungslos funktioniert, sondern sich auch wie ein Ort anfühlt, an dem man gerne arbeitet. Die Rolle ist in Teilzeit (ab 25 Std./Woche) angelegt und bietet dir die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und gleichzeitig flexibel zu bleiben.
Du bist der zentrale Dreh- und Angelpunkt für Organisation, Struktur und einen effizienten Office-Alltag. In unserem dynamischen, internationalen Umfeld bringst du Ordnung in die Geschwindigkeit und stellst sicher, dass Prozesse funktionieren, pragmatisch, lösungsorientiert und hands-on.
Deine Aufgaben
- Gestaltung eines offenen, professionellen und positiven Office-Umfelds
- Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts sowie kontinuierliche Optimierung von Abläufen
- Hauptansprechperson für Lieferanten und externe Partner
- Verwaltung von Telefonverträgen und Unterstützung bei Rufnummernübertragungen
- Remote-Einrichtung von MacBooks sowie Management und Monitoring des Office-Equipments
- Organisation von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Visa, Transfers)
- Verwaltung von Kundenverträgen und Koordination von Unterschriftsprozessen
- Planung und Umsetzung von Office-Events zur Stärkung unseres internationalen Teams
- Koordination von Geschenken und Merchandise für Mitarbeitende und Kunden
Das bringst du mit
- Ausgeprägtes Organisationstalent mit Hands-on-Mentalität
- Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich rasch in neue Themen einzuarbeiten
- Proaktive, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge aktiv voranzutreiben
- Souveränität in einem dynamischen, internationalen Umfeld
- Hohe Serviceorientierung, Eigeninitiative und ein positives Mindset
- Idealerweise bereits Erfahrung in einer vergleichbaren Office- oder Assistenzrolle
Damit überzeugst du uns besonders
- Ausgeprägte Serviceorientierung und ein Blick fürs Detail
- Hohes Maß an Eigenverantwortung und Zuverlässigkeit
- Positives Mindset und Teamgeist
- Fähigkeit, Bedürfnisse frühzeitig zu erkennen und proaktiv Lösungen zu finden
Das erwartet dich bei uns
- Ein dynamisches, internationales Arbeitsumfeld mit Wachstumsperspektive
- Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungswege
- Ein modernes Büro im Herzen von Wien
- Zeiteinteilung durch Gleitzeit und Homeoffice.
- Fitnesscenter oder Yoga.
- Restaurant Gutscheine.
- Persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch umfangreiche Trainingsprogramme.
- Ein spannendes und erlebnisreiches Tätigkeitsfeld in einem hoch engagierten, globalen Team.
- Wir bieten Dir eine attraktive Vergütung, die deutlich über dem Branchendurchschnitt liegt. Das Vollzeitgehalt beträgt 43.000 € brutto/Jahr (auf Basis 40 Std./Woche), mit entsprechender Anpassung je nach Wochenstunden. Dein endgültiges Gehalt legen wir gemeinsam im Laufe des Bewerbungsprozesses fest, basierend auf Deinen Wochenstunden sowie Deiner Erfahrung und Qualifikation.
